Essenciais para seres Assistente Virtual

Essenciais para seres Assistente Virtual

Sou Assistente Virtual desde o final de 2019 e nunca me senti tão livre e feliz.
A todos os níveis!

Tenho tempo para mim, para a minha família e faço algo que me completa. Quem não seria feliz assim? 😀

O meu novo objetivo é fazer com que também TU sejas feliz e te tornes a personagem principal da tua vida.
Consigas trabalhar para viver e não viver para trabalhar.

Já ajudo pessoas com os meus cursos, mentorias, sessões de estratégia e através de materiais que sei que precisam no início. Mas sei que ainda posso fazer mais!

Compilei neste artigo ferramentas que serão essenciais para seres Assistente Virtual.
Este artigo será sempre dos mais importantes e podes guardá-lo e revisitá-lo sempre que quiseres 😊 vou atualizando-o sempre que possível para te ajudar.

Os Essenciais para seres Assistente Virtual

Não é preciso muito investimento monetário para te tornares assistente virtual. É uma das grandes vantagens desta profissão. Mas estaria a mentir-te se te dissesse que basta estares sentada ao computador e as coisas acontecem.
Vais precisar de algumas ferramentas, algumas aprendizagens e tempo.
Mas depois vais estar preparada!

Gestão de Trabalho

Uma das primeiras coisas que te aconselho a fazer é planear como vais gerir o teu trabalho.
Quando comecei, sabia que queria aliar o online e o offline. Isto é, queria tirar o melhor dos dois mundos.
Há, essencialmente, dois tipos de ferramentas que podes usar para a gestão de trabalho: online e offline.
A minha sugestão é que faças como eu e uses um pouco dos dois.
Mas com maior tendência para o online, especialmente se um dos teus objectivos é ser móvel e poder viajar enquanto trabalhas. Assim garantes que tens de ter acesso às tuas notas e o teu cliente nem se apercebe que o teu escritório mudou.

Já as ferramentas para gestão de trabalho offline são muito úteis para as tuas notas imediatas, como quando atendes uma chamada, etc. Eu também gosto de usar uma agenda porque me ajuda a ler e perceber facilmente as minhas tarefas do dia, semana ou mês.

A gestão de trabalho é realmente um ponto importantíssimo. Podes não lhe dar importância agora, mas garanto-te que este é um dos essenciais para a tua carreira de assistente virtual em que não vais querer estar a pensar mais tarde. E vou explicar-te porquê.
Quanto tens apenas um cliente ou dois, a gestão de trabalho é simples. Uma agenda, algumas notas e, regra geral, dás conta do recado.
Mas para seres uma Assistente Virtual de sucesso, 2 clientes não bastam para pagar as contas e dar-te liberdade financeira (a não ser que paguem mesmo muito bem!). Precisas de mais clientes. E só os consegues manter se souberes gerir uma carteira de clientes maior.

As minhas sugestões para que consigas gerir bem o teu trabalho:

  • Asana: é a minha ferramenta de eleição. É uma aplicação web e mobile, que me permite criar pequenos quadros/grupos de gestão de trabalho. Gratuita e muito simples de usar;
  • Trello: outra ferramenta online que funciona de forma semelhante ao Asana. Não é a que uso porque não permite integração com as ferramentas que uso, mas muitas assistentes virtuais gostam do Trello;
  • todoist: uma aplicação web e mobile que parece uma lista de tarefas. Pode ser mais vantajosa para ti se preferes este tipo de organização;
  • Um caderno ou agenda. Eu uso esta, é perfeita para o que preciso.

Criação de design e layouts

Como assistente virtual, podes focar-te e especializar-te em algumas tarefas.
Dependendo do teu foco e nicho, podes usar ferramentas de criação de design e layouts mais ou menos vezes.
Quando falo de criação de design, falo especificamente de:

  • Publicações nas redes sociais;
  • Apresentações PowerPoint de clientes;
  • Criação de flyers promocionais, cartões de visita, cartazes, etc.

Qualquer um destes te pode ser pedido e não tens de sentir medo em aceitar este tipo de trabalhos – a não ser que não os faças, claro!
Então, saber como prestar este tipo de serviços também se torna algo essencial para seres assistente virtual.

Há uns anos atrás, era preciso saber trabalhar como Photoshop ou Adobe Illustrator. Caso contrário, tinhas de contratar estes serviços a outros profissionais ou recusar trabalho. Eu sei trabalhar com ambas, mas hoje há ferramentas bem mais fáceis de utilizar e que são, em si mesmos, uma inspiração para os nossos trabalhos.

Para criação de design e layouts, tenho 3 sugestões para ti:

  • Canva: é a minha preferida! No Canva tens acesso a imensos conteúdos e podes também criar os teus. A ferramenta é gratuita e tens mais de 8.000 escolhas que podes editar para os teus trabalhos;
  • Crello: esta ferramenta de criação de design e layouts é mais versada para quem cria conteúdo para redes sociais. Se é o teu caso, aconselho que a explores! O Crello tem mais de 30.000 opções gratuitas para ti;
  • Freepik: é uma plataforma que te permite downloads de imagens gratuitas ou com direitos livres. Para além disso (e aqui mais num nível avançado, para quem queira mesmo trabalhar com Photoshop ou Illustrator), o Freepik também tem disponíveis alguns layouts de que podes fazer download e editar diretamente em ferramentas mais avançadas.
 

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Gestão e Partilha de Ficheiros

Ferramentas para gestão e partilha de ficheiros google drive

Se és Assistente Virtual, normalmente não estás com os teus clientes presencialmente, e muito menos frequentemente. Mais ainda, se és como eu e gostas de viajar, também precisas de ter os documentos disponíveis facilmente, estejas onde estiveres.
Portanto, anota outro dos essenciais para seres assistente virtual: terás de arranjar forma de gerir os teus ficheiros e também de os partilhar com clientes.
O email é certamente uma boa forma; mas os ficheiros andam sempre “para lá e para cá”, o que pode tornar-se contra-producente. Para além disso, se precisares de aceder a algum documento sem acesso à internet, como vais fazê-lo?

Felizmente, ferramentas para gestão e partilha de ficheiros gratuitas, fáceis de usar e muito conhecidas pela maioria das pessoas que têm trabalhos minimamente ligados ao online.

  • Google Drive: é a ferramenta que mais uso, especialmente por estar integrada com o Asana. A gestão e partilha de ficheiros é super simples, seja no computador, telemóvel ou web brownser, e basta fazer download da aplicação para aceder quando estás offline;
  • Dropbox: com esta opção podes colocar qualquer tipo de ficheiro numa pasta partilhada e permite que qualquer pessoa o edite. Desde que a pessoa tenha acesso ao mesmo software (como MS Office), a formatação não se perde. Para além disso, é possível recuperar versões antigas dos ficheiros se for necessário;
  • OneDrive: a ferramenta da Microsoft funciona praticamente da mesma forma que o Google Drive. É muito útil como segunda opção caso tenhas a infelicidade de ficar sem computador, pois tens acesso às ferramentas de MS Office para editar ficheiros sem os desformatar;
  • WeTransfer: permite enviar gratuitamente ficheiros de todo o tipo até 2Gb para qualquer pessoa. Basta que tenhamos o seu email e é enviado um link para download da informação. Neste caso não serve para gestão, mas apenas para envio.

Contrato de prestação de serviços

Se quando és contratada para um emprego vês o contrato de trabalho como uma segurança, pensa nele da mesma forma quando te tornares assistente virtual.
Infelizmente, mesmo sabendo da importância de ter um contrato, muitos prestadores de serviços não fazem contratos com os seus clientes. E há 1001 coisas erradas com isto, sendo o maior erro o de não teres um documento legal que não te protege a ti ou ao cliente.

O contrato tem de ser das primeiras coisas com que te deves preocupar quando começas o teu negócio.

O teu contrato deve, sempre que possível, ser redigido por um advogado de confiança. Só assim terás a certeza de que estás protegida.
Na altura em que comecei, contactei um advogado de confiança que me ajudou a elaborar um modelo de Contrato de Prestação de Serviços ESPECÍFICO para assistentes virtuais, e ainda um modelo de Contrato de Confidencialidade.

Se preferires não contactar um advogado, aconselho-te a fazer download do template de contrato que ele me passou na altura.
Nesse contrato deves:

  • Indicar os serviços a prestar (e durante quanto tempo);
  • Dizer quanto vais cobrar – e o que acontece se falharem com o pagamento;
  • Incluir uma cláusula com respeito à inflação anual;
  • Incluir uma cláusula para término amigável do contrato.

E não te esqueças: amigos, amigos… Negócios à parte.

Esta expressão não te é desconhecida por alguma razão 😊 para seres uma assistente virtual respeitada, tens primeiro de te respeitar a ti, ao teu trabalho e à tua integridade. Não há “borlas” para amigos e não podes aceitar trabalhos sem o contrato.

O teu Mindset também é Essencial para seres Assistente Virtual

essenciais para seres assistente virtual

O Mindset não é só essencial para o teu futuro como assistente virtual; também é importante para o teu presente, pois sem ele isto apenas passará de uma ideia.

Quanto te tornas assistente virtual, tens mesmo de o querer. Não é uma profissão fácil, especialmente porque ainda é desconhecida em Portugal.

Mas o Mindset certo vai levar-te muito longe e é por isso que o quis incluir neste artigo sobre os essenciais para seres assistente virtual.
Não desistas com o não. Não te deixes ir abaixo por ter menos trabalho.
Aproveita todos o tempo que tens para aprender e aplicar a ti e ao teu negócio.

A tua nova vida começa aqui e agora. És tu quem está no comando e, sabes que mais?

VAIS CONSEGUIR!

Se precisares da minha ajuda como tua mentora, vamos falar um pouco. Se não, também estou disponível como tua colega de trabalho 😊

Gostaste deste artigo? Partilha-o com alguém que aches que precisa destas sugestões 😉

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This Post Has 2 Comments

  1. Elisabete

    Olá! Gostei muito deste cantinho. Eu própria já tinha procurado informação sobre o tema em Português de Portugal (português europeu), mas sem sucesso. De facto, em Portugal ainda há um longo caminho a percorrer…creio que o mais difícil é abrir a mentalidade dos próprios empresários portugueses que sentem a dita necessidade de “estar de olho”. A uma relação de confiança que terá de estar presente…
    A minha maior questão (dificuldade) é saber onde/quem/que empresas nos podem contratar, tendo ainda Portugal uma mente tão fechada para a Assistência Virtual?
    Que continue a alimentar este cantinho, pois faz falta “lugares” como este para ajudar a quebrar preconceitos!

  2. Filomena Oliveira

    Olá Vera, Olá Dito e Feito! Obrigada pelas dicas! Com esta ajuda e esclarecimento a tantas das minhas dúvidas vai ser “dito e Feito” que me vou tornar uma Assistente Virtual de sucesso e com muito trabalho! Para já estou a adquirir conhecimentos sobre a forma como desenvolver este trabalho, mas não tenho duvidas que é este o caminho futuro e o que pretendo fazer. Estou muito a vontade com a área imobiliaria e faço back office e contratos, para umas ex-colegas, e consultoria de pesquisa para procurar imoveis para os seus clientes. Lembrei-me de desenvolver este target de cliente para mim, vendores/consultores que gostam de andar no terreno e não tem tempo para a parte administrativa, que tambem é importante. O que lhe quero perguntar é se existe alguma ferramenta especifica para o trabalho com imobiliaria, do genero CRM para inserir casas, clientes, organizar visitas etc etc. Se puder dar alguma dica agradeço imenso! Obrigada por tudo o resto e que já é muito!

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