Ferramentas para gestão e partilha de ficheiros

Ferramentas para gestão e partilha de ficheiros

Ser assistente virtual permite-te trabalhar de onde quiseres.
Seja um escritório em casa, num espaço de cowork, enquanto viajas… És tu quem impõe os limites.
Mas com toda esta liberdade, vem também uma grande dose de responsabilidade.
Uma dessas grandes responsabilidades é encontrar boas ferramentas para gestão e partilha de ficheiros. Nomeadamente ferramentas seguras e a que possas aceder em qualquer lado.
Por isso neste artigo vou falar-te de 3 ferramentas diferentes e ainda dar-te mais uma última sugestão.

Ferramentas para gestão e partilha de ficheiros

Algumas delas não vão ser novas para ti, mas vale sempre a pena recordar!
E todas as sugestões têm algo em comum: são ferramentas que têm planos gratuitos!

Google Drive

Ferramentas para gestão e partilha de ficheiros google drive

As ferramentas Google, no seu todo, são extremamente úteis para quem trabalha online.

Há uns tempos escrevi no meu blog (em inglês) sobre 5 dicas para masterizar a ferramenta Gmail e torna-la mais útil. Aconselho-te a ler caso compreendas inglês. 😊
Mas isto para dizer que gosto muito da Google e da forma como trabalham – e permitem trabalhar!

O Google Drive é das minhas ferramentas preferidas para gestão e partilha de ficheiros. É muito fácil de usar, é intuitivo, e, para além disso, tenho a tudo em qualquer lado: telemóvel, internet ou browser de internet. Basta que tenha ligação à rede 😀
A outra (enorme) vantagem é que praticamente toda a gente sabe usar o Google Drive.

Em 2019, a Google teve cerca de 1.5 bilões de utilizadores ativos (fonte)!!

Isso significa que mesmo que apenas 10% desses 1.5 biliões de utilizadores usarem o Google Drive, continua a ser MUITA gente.
O Google Drive tem integrado o seu próprio sistema Word, Excel e PowerPoint. Infelizmente, a formatação de alguns documentos criados nas ferramentas MS Office fica diferente, mas continua a ser uma boa alternativa caso precises de editar ficheiros com os teus clientes.

Dropbox

Ouvi falar da Dropbox pela primeira vez quando ainda andava na escola!
Esta ferramenta, que surgiu em 2008, também é muito conhecida e outra excelente forma de ter acesso a documentos e ficheiros em qualquer lado.

A principal diferença, a meu ver, entre a Dropbox e o Google Drive tem que ver com a forma de editar os ficheiros.

A Dropbox permite-te colocar qualquer tipo de ficheiro numa pasta partilhada e permite que qualquer pessoa o edite. Desde que a pessoa tenha acesso ao mesmo software (como MS Office), a formatação não se perde.
Para além disso, é possível recuperar versões antigas de algum ficheiro que possas ter editado por engano, o que é excelente!

A versão gratuita da Dropbox tem menos capacidade de espaço que o Google Drive, mas se não gostas de ficheiros editáveis desformatados, aconselho-te esta opção.


 

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OneDrive

Ferramentas para gestão e partilha de ficheiros

O OneDrive também é conhecido, embora não tanto como os 2 anteriores.

Funciona praticamente da mesma forma que o Google Drive, mas por ser uma ferramenta da Microsoft, não desformata ficheiros que sejam criados com o MS Office.
É também extremamente útil se acontecer o que menos queremos: se por alguma razão ficamos sem computador e precisamos de terminar ou editar algum ficheiro com urgência, o OneDrive já tem as ferramentas Word, Excel e PowerPoint incorporadas. O que significa que podes continuar a trabalhar com alguma normalidade usando apenas o browser web.

Acho que é uma excelente ferramenta para gestão e partilha de ficheiros para se ter na manga e poderes usar como plano B. No entanto, não a escolheria para primeira opção. O espaço é limitado e, porque não é tão conhecido, é mais complicado partilhar ficheiros com clientes através dela.

WeTransfer

Esta é outra ferramenta que não uso muito, mas que dá muito jeito quando o que queremos é enviar ficheiros de forma simples.

O WeTransfer permite enviar gratuitamente ficheiros de todo o tipo (ou pastas ZIP) até 2Gb para qualquer pessoa. Basta que tenhamos o seu email e é enviado um link para download da informação.
Embora não use esta ferramenta para partilha de ficheiros com frequência, ele tem uma particularidade de que gosto muito: os ficheiros deixam de estar disponíveis para download passado algum tempo.
Gosto muito deste tipo de funcionalidades porque como assistente virtual há certas informações que simplesmente não queremos que estejam sempre disponíveis. Ou não queremos que outra pessoa tenha acesso ilimitado.
Portanto, para envios simples, sem dúvida que recomendo o WeTransfer!

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